MEMBEDAH UNESTIL DENGAN MENGUNAKAN ANALISIS SWOT
Organisasi União Dos Estudantes De Timor Leste-Surabaya (UNESTIL-Surabaya) adalah salah satu organisasi yang mewadahi segala aktivitas yang berhubungan kepentingan-kepentingan mahasiswa Timor Leste (TL) secara bersama-sama. UNESTIL secara resmi didirikan pada tanggal 26 Juli 2003 oleh beberapa orang mahasiswa senior, antara lain Januario Marcal (Asempayung), Vitorino (Asempayung), Efrem Dos Anjos (Ngindeng), Carsiliano (Ngindeng), dan Benicia Magno (Karangmenjangan).
Saat ini, empat tahun sudah eksistensi UNESTIL di Surabaya. Banyak hal yang telah dilakukan oleh organisasi ini bagi kepentingan mahasiswa TL. Dan sejauh ini, UNESTIL telah memainkan fungsi dan tanggung jawabnya sebagai pemersatu dengan baik. Berbagai kegiatan telah diselenggarakan, baik itu kegiatan di lingkungan internal UNESTIL sendiri, maupun melakukan tour persahabatan ke wilayah-wilayah lain di luar Surabaya.
Seiring dengan eksistensinya, UNESTIL pun mulai mendapatkan perhatian luas, banyak orang mulai mengkritisi segala aktivitas yang dilakukan UNESTIL. Banyak kritik yang dilontarkan, mulai dari kritik yang membangun, sampai dengan kritik yang mencelah. Mulai dari kritik yang dilakukan diforum resmi sampai dengan kritik yang tidak bertanggung jawab. Kritik itu penting, karena kritik adalah bagian dari kehidupan berdemokrasi. Melalui kritik, dengan sendirinya orang akan memainkan fungsi kontrol mereka.
Selama mengikuti perkembangan UNESTIL dari awal hingga saat ini, penulis melihat ada dua kegiatan utama yang selalu dilakukan oleh UNESTIL setiap tahunnya. Pertama acara Natal bersama yang selalu dilakukan pada setiap tanggal 31 Desember, dan kegiatan olah raga, seperti futsal, yang selalu dilakukan menjelang peringatan 20 Mei (Restoration of Independence). Dua kegiatan inilah yang mendapat apresiasi paling besar dari hampir seluruh anggota UNESTIL. Disamping dua kegiatan ini, satu kegiatan lain lagi, yang dianggap tidak lebih dari sekedar kewajiban warga negara asing adalah UNESTIL menjembatani pengurusan ijin belajar, baik ijin belajar baru maupun perpanjangan ijin belajar antara mahasiswa TL dengan kedutaan RDTL, dan Dirjen DIKTI. Namun demikian, harus diakui pula bahwa dari tahun ke tahun UNESTIL juga telah melakukan banyak kegiatan di luar tiga kegiatan tadi, seperti menyelenggarakan rekoleksi, menyelenggarakan diskusi, dan melakukan tour persahabatan melalui kegiatan olah raga ke beberapa wilayah di Jawa. Artinya bahwa, UNESTIL juga memiliki potensi yang sangat besar untuk bisa berkembang menjadi lebih baik lagi.
Berikut ini penulis mencoba memaparkan hasil diskusi dan analisis yang dilakukan oleh kelompok Forum Diskusaun Estudantes Timor Leste-Asempayung (FORDETIL-Asempayung), serta menawarkan solusi-solusi bagi eksistensi UNESTIL kedepannya. Analisis dilakukan seputar kekuatan/kelebihan, kelemahan/kekurangan yang ada di dalam internal UNESTIL, serta peluang, dan ancaman yang kemungkinan ada di luar UNESTIL. Alat analisis yang digunakan dalam diskusi ini adalah analisis SWOT. Melalui alat analisis ini, Forum mencoba melihat kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman sebagai satu kesatuan yang integral, dan menawarkan solusi-solusi bagi perbaikan, sehingga kedepannya UNESTIL dapat menerapkan strategi yang lebih baik.
Sebelum dilakukan analisis terhadap lingkungan internal maupun eksternal organisasi UNESTIL, terlebih dahulu akan di jelaskan mengenai apa itu sebenarnya analisis SWOT.
Analisis SWOT Organisasi
Analisis SWOT adalah salah satu alat yang digunakan untuk melakukan analisis terhadap kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dihadapi oleh organasisi dalam upaya mempertahankan eksistensinya. Analisis SWOT ini terdiri dari dua bagian, yaitu lingkungan internal yang meliputi kekuatan/strength dan kelemahan/weakness organisasi, serta lingkungan luar yang berhubungan dengan kesempatan/peluang/oppurtunity dan ancaman/threat yang ada diluar organisasi. Di dalam Strength, kita menentukan beberapa faktor yang menjadi kekuata internal organisasi.Weakness, kita menentukan beberapa yang menjadi kelemahan internal organisasi. Opportunity, kita menentukan beberapa faktor yang dianggap sebagai peluang bagi organisasi untuk berkembang. Threat, kita menentukan beberapa faktor yang dinilai sebagai ancaman bagi eksistensi organisasi.
SWOT Matrix dinilai mampu menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi oleh organisasi/perusahaan harus disesuaikan dengan kekuatan dengan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi itu sendiri. Ada empat kemungkinan strategi yang dapat diambil oleh setiap organisasi dalam mempertahankan eksistensi mereka (Kurniawan & Hamdani. 2008. 94-97):
Strategi SO. Sterategi ini dirumuskan berdasarkan jalan pikiran bagaimana memanfaatkan peluang yang mungkin bisa diraih.
Strategi ST. Strategi ini mengunakan kekuatan yang dimiliki oleh organisasi untuk mengatasi ancaman yang tengah atau mungkin akan terjadi.
Strategi WO. Strategi ini diterapkan dengan jalan meminimalkan kelemahan untuk meraih peluang yang ada.
Strategi WT. Strategi ini dijalankan berdasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta berusaha menghindari ancaman.
Analisis Lingkungan Internal UNESTIL
Lingkungan internal adalah suatu kekuatan yang berada di dalam organisasi atau perusahaan, di mana organisasi melakukan penilaian atau mengidentifikasi kekuatan dan dari tiap-tiap divisi yang ada dalam organisasi itu sendiri (Wahyudi, Agustinus Sri. 2002. 49). Intinya adalah melalui analisis internal, organisasi berusaha untuk mencari kelebihan-kelebihan yang dapat dipakai untuk membedakan dirinya atau mempertahankan eksistensinya. Di dalam lingkungan internalk, akan berbicara tentang Strength/kekuatan, maupun Weakness/kelemahan.
Beriktu ini adalah hasil rangkuman dari diskusi dan analisis yang dilakukan oleh kelompok FORDETIL-Asempayung, di mana diskusi didasarkan pada Sumber Daya Manusia, struktur organisasi, budaya organisasi, resources organisasi, dan keuangan organisasi.
Sumber Daya Manusia (SDM) UNESTIL
Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset terpenting dan kekuatan utama dalam mempertahankan eksistensi organisasi dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi. Berbicara tentang SDM dalam organisasi, berarti berbicara tentang kompetensi yang dimiliki oleh mereka yang berperan dalam organisasi, mulai dari pemimpin organisasi sampai pada para pengurusnya.
Kekuatan SDM (+) 5
Sebagai salah satu organisasi kemahasiswaan, UNESTIL memiliki kekuatan sangat besar untuk terus berkembang menjadi lebih baik. Kekuatan-kekuatan tersebut antara lain:
UNESTIL memiliki jumlah anggota yang cukup banyak (± 350 anggota).
Seluruh anggota adalah mahasiswa.
97 % anggotanya adalah mahasiswa strata-1 (S-1), dan sisanya 3 % adalah mahasiswa Diploma, S-2, dan S-3.
Anggota UNESTIL berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, seperti Teknik, Hukum, Ekonomi, Sastra dan Kedokeran.
Adanya suksesi kepemimpanan.
Kelemahan SDM (-) 5
Selain keunggulan-keunggulan yang sudah disebut, SDM dalam UNESTIL juga memiliki beberapa kelemahaan, antara lain:
Lemahnya partisipasi aktif dari anggota ( hanya ± 1/7 yang aktif).
Lebih mengutamakan studi daripada organisasi.
Tidak adanya kepedulian terhadap eksistensi UNESTIL.
Lemahnya komitmen dan kemauan yang kuat untuk membantu UNESTIL secara maksimal.
Tidak memiliki sistem perekrutan ketua maupun pengurus.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah sebuah sistem formal yang berhubungan dengan tugas-tugas dan kewenangan tentang bagaiman mengendalikan orang, mengkoordinasi aktivitas-aktivitas mereka dan menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Prinsip utama dalam struktur organisasi adalah satu kendali.
Kekuatan Struktur UNESTIL (+) 4
Adapun kekuatan yang ada dalam struktur UNESTIL dari tahun ke tahun adalah sebagai berikut:
Memiliki divisi-divisi kerja yang jelas (olah raga, kerohanian, pendidikan, HuMas, pengurusan ijin belajar).
Memiliki program kerja yang jelas.
divisi olah raga dan pengurusan ijin belajar, yang mampu menjalankan tugas mereka dengan baik.
Ketua UNESTIL memiliki kemauan yang kuat untuk bekerja.
Kelemahan Struktur UNESTIL (-) 8
Adanya kontrol yang lemah dari ketua terhadap divisi-divisi yang telah dibentuk.
Lemahnya komunikasi antara ketua dengan pengurus, pengurus dengan pengurus, maupun pengurus dengan anggota.
Lemahnya koordinasai antara pengurus dengan ketua masing-masing wilayah.
Tidak konsisten dengan program kerja yang telah disusun.
Hampir semua program kerja membutuhkan campur tangan ketua.
Beberapa divisi tidak berfungsi dengan baik.
Motivasi dari pengurus untuk menjalankan program kerja mereka sangat lemah.
Lemahnya kepercayaan diantara pengurus dengan pengurus, maupun anggota dengan pengurus.
Budaya Organisasi
Budaya organisasi dapat didefinisikan sebagai nilai-nilai organisasi, tradisi dan pola keyakinan dari perilaku yang diterima dan dipraktekkan oleh anggota-anggota dari suatu organisasi tertentu. Budaya organisasi dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas kerja dalam organisasi, karena dapat mengontrol cara bagaimana para anggota mengambil sebuah keputusan, cara mereka mengitepretasi dan mengatur lingkungan, baik yang di dalam maupun di luar organisasi, apa yang harus mereka lakukan dengan informasi yang sedang berkembang, dan bagaimana mereka melakukannya.
Kekuatan Budaya UNESTIL (+) 3
Adanya rasa saling menghormati dan menghargai.
Adanya persatuan yang kuat diantara sesama anggota.
Adanya AD/ART organisasi yang dapat menjadi pedoman bagi pengurus maupun anggota untuk berperilaku.
Kelemahan Budaya UNESTIL (-) 2
AD/ART hanya sebagai panjangan.
Lemahnya penghargaan terhadap waktu (budaya jam karet).
Resources Organisasi
Kelemahan (-)1
Tidak memiliki fasilitas untuk menunjang segala aktivitas organisasi.
Keuangan Organisasi
Kekuatan (+) 1
Bisa mengandalkan iuran anggota
Kelemahan (-) 3
Iuran baru berjalan ketika akan ada kegiatan atau aktivitas bersama.
Tidak memiliki kas organisasi.
Tidak memiliki sumber dana yang jelas/pasti.
Analisis Lingkungan Eksternal UNESTIL
Lingkungan eksternal adalah suatu kekuatan yang berada di luar organisasi atau perusahaan di mana organisasi atau perusahaan tersebut tidak mempunyai pengaruh sama sekali terhadapnya (uncontrolable), sehingga perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkungan ini akan mempengaruhi kinerja dari organisasi itu sendiri ((Wahyudi, Agustinus Sri. 2002. 47). Di dalam lingkungan eksternal, akan berbicara tentang opportunity/peluang dan threat/ancaman yang ada di luar organisasi.
Berikut ini adalah hasil diskusi dan analisis dari opportunity dan threat yang dapat mempengaruhi kinerj organisasi UNESTIL.
Peluang /opportunity (4)
Opportunity berbicara mengenai beberap faktor yang dapat dianggap sebagi peluang bagi organisasi yang dapat dimanfaatkan bagi perkembangan organisasi itu sendiri.
Pemerintah.
Ada dukungan dari Kedutaan Besar RDTL di Jakarta.
Perkembangan teknologi informasi dapat mempermudah kerja organisasi.
SDM berkualitas di Timor Leste masih terbatas.
Terbukanya lapangan kerja yang sangat luas.
Ancaman/threat (1)
Sedangka threat berbicara mengenai faktor-faktor yang dianggap sebagai ancaman bagi kelangsungan atau eksistensi organisasi.
Besar biaya yang digunakan untuk menjalankan aktivitas organisasi secara bersama.
Berdasarkan hasil diskusi dan analisis, diketahui bahwa, untuk lingkungan internal, UNESTIL memiliki lebih banyak kelemahan/kekurangan (19) dibandingkan dengan kekuatan/kelebihan (13). Sedangkan untuk lingkungan eksternal, UNESTIL memiliki peluang (4) lebih banyak dari ancaman (1). artinya bahwa, UNESTIL masih memiliki banyak kelemahan. Namun demikian, Forum menilai bahwa prospek UNESTIL ke depan sangat baik karena banyaknya peluang yang ada di luar lingkungan UNESTIL.
Oleh karena itu, strategi yang dapat diterapkan oleh UNESTIL agar bisa terus berkembang menjadi lebih baik adalah strategi WO , yaitu strategi di mana UNESTIL harus berusaha untuk meminimalkan kelemahan-kelemahan atau kekurangan-kekurangan yang pada lingkungan internal UNESTIL, kemudian berusaha untuk memanfaatkan peluang-peluang yang ada di luar lingkungan eksternal UNESTIL.
Penulis: Toze Da Cunha
MEMBROS UNESTIL-SURABAYA
"Marilah kita menjadi bagian dari solusi untuk membawa organisasi menjadi lebih baik”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar